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これで名刺管理もらくらく整理術

仕事で貰うことが多い名刺はいつのまにかたまりがち。
その場で整理しないと、引き出しの中で散乱してしまうこともあるので、日頃から整理しておく必要があります。
ここでは、名刺を上手に管理する整理術をご紹介します。

  • 名刺管理は簡単に、時間をとらない
  • 管理用品は用途に応じて選択
  • 増えたら処分する

名刺管理の基本3ポイント

まずは名刺管理における3つの基本的な考え方を理解しましょう。
(1)名刺は必要なものがすぐに取り出せる状態にしておく
(2)貰ったあとの管理は簡単なものにしておく
(3)処分のルールを自分で決めておき、増えたら処分する
上記の3つを守るように整理していくことが重要です
。 名刺はすぐに増えてしまうものですから整理にあまり時間をかけてはいけません。
対処できないような管理体制にしてしまうと、忙しい時に対応できなくなってしまい結局整理が出来なくなってしまうので注意が必要です。

名刺を貰ったらすぐに情報を書き込んでおく

名刺を貰ったらすぐにファイルに収納しましょう。
この時、管理方法を簡単にしておくことが重要です。
あまり面倒な方法にしてしまうと続きません。
まずは名刺に今後必要となる可能性がある情報を書き込んでおきましょう。
(交換した日付、場所、案件など)
手書きが面倒という場合には、日付のスタンプを用意しておき押すだけでも問題ありません。
この後の管理がしやすいように日付だけは最低限入れておきましょう。
記載する場所を迷ってしまうかと思いますが、お勧めは表面です。
人の名刺に書き込むことに抵抗を持つ人もいるかもしれませんが、裏面に書くと見返すのが面倒になってしまう可能性があります。

自分にあった名刺の並び順を選択しよう

管理情報を書きおえたら、名刺をファイルに収納します。
収納のポイントは、自分に合った並び順にすることと、最適な文具を選ぶことです。
並べ方は通常次の3つがありますので、自分の仕事に合う方法で並べるとよいでしょう。
(1)相手先の頭文字を「あいうえお」順に並べる
(2取引先の業種別に並べていく
(3)貰った順に時系列で並べていく
並べ方が決まったら次は文具選びですが、並べ方によって最適な文具は自然と決まってきますので参考に選ぶといいでしょう。
(1)(2)の方法で並べる場合は箱タイプの名刺ケースを、(3)の場合はファイルなどを使って管理すると名刺が取り出しやすくなります。

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